Ayuda al equipo a encontrar y entender información interna con más rapidez, a partir de fuentes aprobadas e identificables, con límites claros cuando no hay suficiente base para responder.
El objetivo no es crear un bot que lo sabe todo, sino facilitar un acceso más consistente al conocimiento que la empresa decide poner a su alcance.
Una respuesta útil no es solo un texto que suena bien. Debe dejar claro en qué se basa y qué ocurre cuando la información disponible no es suficiente.
Una duda concreta, con el contexto que la persona puede aportar.
Información habilitada para el caso de uso y los accesos previstos.
Una orientación basada en la información disponible.
Referencias cuando se pueden mostrar; vacíos y una persona o fuente a consultar si hace falta.
Ejemplos ilustrativos del comportamiento que se quiere validar, no respuestas de clientes ni una demostración en directo.
Cuando hay una fuente útil
Puede localizar el procedimiento habilitado, resumir sus indicaciones y enlazarlo si la integración lo permite. La persona consulta la fuente y continúa el proceso.
Cuando falta información
Si las fuentes no contemplan el caso, debe indicar que no tiene suficiente base y orientar hacia el responsable definido, si lo hay. La excepción sigue en manos del equipo.
La documentación interna, los manuales, los procedimientos y las bases de conocimiento pueden estar en SharePoint o Microsoft 365, Google Drive, Notion u otras herramientas y sistemas internos.
El asistente puede conectarse a fuentes y herramientas internas cuando exista una integración viable y segura. Antes hay que valorar qué conviene habilitar y para quién.
No todas las herramientas permiten el mismo nivel de integración, acceso o trazabilidad. El diseño debe adaptarse a las fuentes y los permisos reales de cada empresa.
Buscar y relacionar información, preparar una respuesta, indicar fuentes cuando sea posible y mostrar límites o información pendiente. Puede orientar hacia una persona o fuente e indicar un siguiente paso si las fuentes o el proceso lo definen claramente.
Este planteamiento no incluye ejecutar acciones, modificar sistemas, enviar comunicaciones, tomar decisiones de negocio ni actuar de forma autónoma. El asistente da apoyo; no sustituye a los expertos ni al criterio humano.
Si el sistema debe actuar de forma autónoma sobre otras herramientas, ya hablamos de un proyecto de agentes distinto, con otros riesgos y controles.
Partimos de un conjunto concreto de preguntas, personas y necesidades.
Identificamos qué información puede utilizar el asistente y bajo qué condiciones.
Lo probamos con un equipo y un alcance limitados antes de ampliarlo.
Valoramos utilidad, confianza y adopción antes de escalar, ajustar o detener.
Más fuentes no significa necesariamente un mejor asistente. Una base acotada, fiable y bien gestionada suele ser un mejor punto de partida.
Ver el servicio de pilotos e implementación →El asistente puede evolucionar con nuevas fuentes, equipos o casos de uso. Cada ampliación necesita revisión: puede introducir permisos, versiones y criterios distintos. Las fuentes se incorporan de forma controlada, no por descubrimiento autónomo ni por autoaprendizaje sobre los sistemas de la empresa.
Fuentes útiles para las preguntas que queremos cubrir: procedimientos, manuales, guías o una base de conocimiento. Deben estar suficientemente actualizadas, tener un responsable y condiciones de acceso claras.
No toda. Se puede empezar con un conjunto pequeño de fuentes fiables. Si no está claro qué versión es correcta o quién puede acceder, hay que aclararlo antes de habilitarla.
Cuando las fuentes y la integración lo permiten, se pueden mostrar referencias o enlaces. Hay que valorar la trazabilidad en cada entorno; una cita tampoco sustituye revisar el contenido cuando hace falta.
Se puede estudiar en cada caso. Depende de las integraciones disponibles, los permisos y las condiciones del entorno. Mencionar estas herramientas no implica compatibilidad garantizada ni el mismo nivel de acceso.
Se pueden limitar las fuentes y, según el entorno, trabajar con permisos propios de la integración o respetar los de cada usuario. El modelo depende de las herramientas y de la arquitectura de cada empresa. Hay que definir y validar el alcance de cada perfil.
El diseño debe prever que indique la falta de información y oriente hacia una fuente o persona adecuada. Esta capacidad se valida con el piloto; no se puede prometer que nunca se equivocará.
Sí. Un piloto con un equipo, preguntas concretas y fuentes acotadas permite valorar la utilidad antes de ampliar el alcance.
Cuéntame dónde se pierde tiempo hoy, qué fuentes utilizáis y quién acaba resolviendo estas dudas. Podemos valorar si un asistente interno tiene sentido y con qué alcance conviene empezar.
Cuéntame el caso