Quan hi ha una font útil
On trobo el procediment per comunicar una incidència?
Pot localitzar el procediment habilitat, resumir-ne les indicacions i enllaçar-lo si la integració ho permet. La persona consulta la font i continua el procés.
Assistents interns amb IA sobre el coneixement de l’empresa
Ajuda l’equip a trobar i entendre informació interna amb més rapidesa, a partir de fonts aprovades i identificables, amb límits clars quan no hi ha prou base per respondre.
L’objectiu no és crear un bot que ho sap tot, sinó donar accés més fàcil i consistent al coneixement que l’empresa decideix posar al seu abast.
Quan un assistent intern pot aportar valor
Senyals que pot encaixar
- El mateix dubte es pregunta una vegada i una altra.
- La informació està repartida entre documents, eines i persones.
- Costa saber quina versió d’un document és la vigent.
- Les persones noves depenen massa de preguntar per orientar-se.
- Determinades persones concentren massa coneixement.
- Trobar informació consumeix més temps que utilitzar-la.
Potser encara no toca si…
- Ningú sap quina és la font correcta.
- La informació està molt desactualitzada.
- Els permisos i accessos no estan clars.
- S’espera que la IA substitueixi un criteri que encara no està definit.
Què pot ajudar a resoldre
- Procediments i operacions
- Localitzar instruccions, criteris i informació operativa amb menys dependència de les persones que els coneixen de memòria.
- Onboarding
- Trobar documentació, entendre criteris i identificar responsables perquè les persones noves no hagin de repetir les mateixes preguntes.
- Comercial
- Consultar l’oferta, els materials i els criteris interns disponibles abans de preparar una resposta.
- Qualitat i documentació
- Consultar procediments i guies amb una base més consistent i fonts que es puguin contrastar.
- Suport intern
- Preparar respostes a consultes recurrents i orientar cap a la font o el responsable adequat quan el cas surt d’abast.
De preguntes a respostes amb fonts
Una resposta útil no és només text que sona bé. Ha de deixar clar en què es basa i què passa quan la informació disponible no és suficient.
-
Pregunta de l’equip
Un dubte concret, amb el context que la persona pot aportar.
-
Fonts autoritzades
Informació habilitada per al cas d’ús i els accessos previstos.
-
Resposta contextualitzada
Una orientació basada en la informació disponible.
-
Fonts, límits o derivació
Referències quan es poden mostrar; buits i una persona o font a consultar si cal.
Exemples il·lustratius del comportament que es vol validar, no respostes de clients ni una demostració en directe.
Quan falta informació
Quin criteri s’aplica a aquest cas excepcional?
Si les fonts no recullen el cas, ha d’indicar que no té prou base i orientar cap al responsable definit, si n’hi ha. L’excepció continua en mans de l’equip.
El coneixement no sempre viu en una carpeta de PDFs
Documentació interna, manuals, procediments i bases de coneixement poden viure a SharePoint o Microsoft 365, Google Drive, Notion o altres eines i sistemes interns.
L’assistent pot connectar-se a fonts i eines internes quan existeixi una integració viable i segura. Abans cal valorar què convé habilitar i per a qui.
No totes les eines permeten el mateix nivell d’integració, accés o traçabilitat. El disseny s’ha d’adaptar a les fonts i els permisos reals de cada empresa.
Control, permisos i confiança
- Fonts controlades
- Treballar amb les fonts habilitades per al cas d’ús, amb versions vigents i responsables identificats. L’assistent no ha de tenir accés a tota la informació de l’empresa.
- Permisos adaptats a l’entorn
- Segons l’entorn, l’assistent pot treballar amb permisos propis de la integració o respectar els permisos de cada usuari. El model concret depèn de les eines i de l’arquitectura de cada empresa. Cal validar què pot consultar cada perfil.
- Respostes traçables
- Quan tingui sentit i la integració ho permeti, mostrar la font o referència perquè la persona pugui contrastar la resposta.
- Saber aturar-se
- Dissenyar el sistema perquè pugui reconèixer que no té prou base, indicar-ho i orientar cap a una persona o font adequada. Aquest comportament s’ha de validar; no elimina la possibilitat d’error.
Què fa i què no fa
Suport a la consulta
Cercar i relacionar informació, preparar una resposta, indicar fonts quan sigui possible i mostrar límits o informació pendent. Pot orientar cap a una persona o font i indicar un següent pas si les fonts o el procés el defineixen clarament.
Les accions queden fora d’aquest abast
Aquest plantejament no inclou executar accions, modificar sistemes, enviar comunicacions, prendre decisions de negoci ni actuar autònomament. L’assistent dona suport; no substitueix els experts ni el criteri humà.
Si el sistema ha d’actuar de manera autònoma sobre altres eines, ja parlem d’un projecte d’agents diferent, amb altres riscos i controls.
Com ho treballem
-
Acotar el cas
Partim d’un conjunt concret de preguntes, persones i necessitats.
-
Definir fonts i accessos
Identifiquem quina informació pot utilitzar l’assistent i sota quines condicions.
-
Validar amb un pilot
El provem amb un equip i un abast limitats abans d’ampliar-lo.
-
Mesurar i decidir
Valorem utilitat, confiança i adopció abans d’escalar, ajustar o aturar.
Més fonts no significa necessàriament un millor assistent. Una base acotada, fiable i ben governada acostuma a ser un millor punt de partida.
Veure el servei de pilots i implementació →Créixer amb noves fonts, de manera controlada
L’assistent pot evolucionar amb noves fonts, equips o casos d’ús. Cada ampliació necessita revisió: pot introduir permisos, versions i criteris diferents. Les fonts s’incorporen de manera controlada, no per descoberta autònoma ni per autoaprenentatge sobre els sistemes de l’empresa.
Preguntes freqüents
Quina documentació necessita un assistent intern?
Fonts útils per a les preguntes que volem cobrir: procediments, manuals, guies o una base de coneixement. Han de tenir prou vigència, un responsable i condicions d’accés clares.
Cal tenir tota la informació perfectament ordenada abans de començar?
No tota. Es pot començar amb un conjunt petit de fonts fiables. Si no està clar quina versió és correcta o qui hi pot accedir, cal aclarir-ho abans d’habilitar-la.
Pot citar o enllaçar les fonts de la resposta?
Quan les fonts i la integració ho permeten, es poden mostrar referències o enllaços. Cal valorar-ne la traçabilitat en cada entorn; una cita tampoc substitueix revisar el contingut quan cal.
Es pot connectar amb Microsoft 365, Google Drive, Notion o altres eines?
Es pot estudiar en cada cas. Depèn de les integracions disponibles, els permisos i les condicions de l’entorn. Esmentar aquestes eines no implica compatibilitat garantida ni el mateix nivell d’accés.
Com es gestionen els permisos d’accés?
Es poden limitar les fonts i, segons l’entorn, treballar amb permisos propis de la integració o respectar els de cada usuari. El model depèn de les eines i de l’arquitectura de cada empresa. Cal definir i validar l’abast de cada perfil.
Què passa quan no troba una resposta fiable?
El disseny ha de preveure que indiqui la manca d’informació i orienti cap a una font o persona adequada. Aquesta capacitat es valida amb el pilot; no es pot prometre que mai s’equivocarà.
Es pot començar només amb un equip o un cas d’ús?
Sí. Un pilot amb un equip, preguntes concretes i fonts acotades permet valorar-ne la utilitat abans d’ampliar l’abast.
Hi ha preguntes internes que el teu equip resol una vegada i una altra?
Explica’m on es perd temps avui, quines fonts feu servir i qui acaba resolent aquests dubtes. Podem valorar si un assistent intern té sentit i amb quin abast convé començar.
Explica’m el cas