Tres versiones del mismo procedimiento
Imagina una empresa distribuidora. Una persona nueva de almacén quiere saber dónde debe registrar una incidencia con una entrega.
Encuentra un procedimiento en una carpeta compartida, una copia antigua adjunta a un correo y una guía de acogida con instrucciones diferentes. Las tres fuentes parecen creíbles. La persona que sabe cuál es la vigente está ocupada.
Es un ejemplo ficticio, pero ayuda a ver qué debemos preparar antes de conectar documentación a un asistente de IA. Si las tres versiones siguen disponibles sin distinguir su vigencia, podemos obtener una respuesta clara basada en la instrucción equivocada.
La preparación empieza aquí: ¿qué preguntas queremos resolver y qué fuentes autorizamos para responderlas?
Si todavía estás valorando el encaje, tienes una primera guía sobre cuándo tiene sentido crear un asistente interno con IA. En este artículo vamos un paso más allá: cómo preparar una primera base de conocimiento sin convertirlo en un proyecto interminable.
Empieza por las preguntas que se repiten
Yo empezaría recogiendo una decena de preguntas reales de un equipo. Es una cifra orientativa para acotar la primera prueba, no un mínimo técnico.
En el ejemplo del almacén podrían ser: dónde registrar una incidencia, qué información adjuntar y quién debe revisar un caso excepcional.
Para cada pregunta, pediría a una persona que conoce el proceso qué respuesta considera correcta y en qué se basa. Esa respuesta nos servirá para seleccionar las fuentes y, después, para probar el asistente.
Este ejercicio también permite separar necesidades. “¿Dónde encuentro el procedimiento?” puede resolverse con documentación. “¿Cuál es el estado de este pedido ahora mismo?” necesita consultar datos operativos actualizados. Si el piloto solo incluye documentos, este segundo caso queda pendiente de otra integración.
Empezar así evita cargar carpetas enteras antes de saber si contienen lo que el equipo necesita.
Haz un inventario pequeño de las fuentes que sí utilizarás
Para cada documento seleccionado, conviene dejar claros unos cuantos datos. Se pueden recoger en una tabla sencilla.
Desplaza la tabla horizontalmente para ver las dos columnas.
| Campo | Qué debemos aclarar |
|---|---|
| Fuente y ubicación | Dónde está el original que se debe consultar. |
| Pregunta que resuelve | Qué pregunta concreta del equipo ayuda a responder. |
| Versión y vigencia | Qué versión está aprobada y en qué casos se aplica (p. ej., v4 aprobada para recepciones en el almacén). |
| Responsable | Quién valida el contenido y resuelve contradicciones (p. ej., responsable de almacén). |
| Acceso | Qué perfiles pueden consultar esta información. |
| Actualización | Cómo llegará un cambio de la fuente al asistente. |
Si un documento no tiene responsable o no sabemos si sigue vigente, yo lo dejaría pendiente de validación antes de incorporarlo.
Una propuesta antigua, por ejemplo, puede explicar qué se acordó con un cliente. Eso no la convierte automáticamente en el criterio comercial aplicable hoy.
Resuelve las contradicciones entre las fuentes
Volvamos a las tres versiones del procedimiento. La decisión sobre cuál es correcta corresponde al responsable del proceso.
Una vez validada, podemos habilitar la versión vigente y excluir las copias obsoletas del conjunto consultable. Los documentos antiguos se pueden conservar en el archivo, identificados como históricos, si la empresa los necesita.
La fecha de modificación del archivo, por sí sola, no resuelve esta decisión. Una copia antigua que alguien ha vuelto a guardar puede tener una fecha más reciente que el procedimiento aprobado.
También podemos descubrir que la respuesta solo la sabe una persona. En ese caso, ayuda recoger el criterio en una nota breve: en qué situaciones se aplica, un ejemplo habitual, una excepción y quién lo ha validado. Cuando el caso todavía requiere juicio experto, la documentación debe dejar claro a quién hay que consultar.
No hace falta documentarlo todo. Hay que aclarar aquello de lo que dependerán las primeras respuestas.
-
Tres versiones
- v2
- v3
- v4
Archivo · v2 / v3 Conservadas y excluidas de la consulta - Fuente vigente aprobada v4 Validada por el responsable del proceso
- Respuesta con referencia Procedimiento · v4
Comprueba que el contenido se puede leer con suficiente contexto
Un documento correcto para una persona puede dar problemas cuando el sistema extrae su contenido.
Piensa en una tabla donde una condición solo aparece en la cabecera, un PDF escaneado con texto mal reconocido o una instrucción que dice “en este caso” y depende del párrafo anterior. Si se pierde esa relación, la interpretación puede cambiar.
Durante la preparación, hay que comprobar que el sistema conserva suficiente contexto: títulos, pasos, condiciones, unidades y referencias. Los problemas de lectura se deben corregir o dejar fuera de la primera prueba.
En muchos asistentes, una técnica llamada RAG permite buscar información y aportarla al modelo para que elabore la respuesta. La calidad de esa recuperación depende, entre otros factores, de cómo se ha preparado y dividido el contenido. Conectar los archivos es solo una parte del trabajo.
Define quién puede consultar cada fuente
Que el asistente pueda acceder a una carpeta no significa que todos los usuarios deban poder consultar su contenido.
Hay que definir los perfiles autorizados y validar cómo se aplican esos límites en la integración concreta. Una instrucción escrita al modelo no sustituye el control de acceso a las fuentes.
Para un primer piloto, se puede acotar un equipo y un conjunto de fuentes que todo ese equipo esté autorizado a consultar. Si eso no es posible, la separación de permisos forma parte del alcance que se debe resolver antes de abrir el acceso.
Prueba las respuestas con casos que ya conoces
Las preguntas iniciales ahora sirven como base de prueba. Quien valida debe poder contrastar la respuesta con el procedimiento aprobado.
Además de los casos habituales, yo incluiría estas situaciones:
Desplaza la tabla horizontalmente para ver las dos columnas.
| Situación de prueba | Qué queremos comprobar |
|---|---|
| La respuesta está en la fuente vigente | El asistente aplica las condiciones correctas y permite contrastar la respuesta. |
| La pregunta es ambigua | Pide el contexto necesario antes de dar una indicación. |
| La respuesta no está documentada | Indica que falta base y orienta hacia el responsable previsto, si lo hay. |
| El perfil no tiene acceso a la fuente | La información restringida no se recupera ni aparece en la respuesta. |
Una respuesta con una cita todavía se debe revisar: el documento puede estar desactualizado o no justificar lo que se ha respondido. Y superar unos cuantos casos no demuestra que el sistema no se equivocará nunca.
Cuando hay un error, conviene distinguir su causa. Puede faltar información en la fuente, puede haberse recuperado el fragmento equivocado o puede haberse interpretado mal una condición. Cada problema pide una corrección diferente.
Deja preparada la actualización
Antes de ampliar el piloto, hay que saber qué pasará cuando cambie un procedimiento.
¿Quién aprueba la nueva versión? ¿Cómo se retira la anterior del conjunto consultable? ¿Cuándo se refleja el cambio en el asistente? ¿Quién comprueba que las preguntas afectadas siguen bien resueltas?
La frecuencia de revisión dependerá de cuánto cambie la información y de las consecuencias de una respuesta incorrecta. Las preguntas de prueba se pueden conservar para repetir esta comprobación después de los cambios.
En el ejemplo inicial, el primer resultado útil sería muy concreto: la persona nueva encuentra la instrucción vigente, entiende dónde registrar la incidencia y sabe a quién acudir si su caso no encaja.
Puedes empezar con este alcance. Un equipo, unas preguntas recurrentes y las fuentes necesarias para responderlas.
¿Por dónde empezaría en tu empresa?
Si tienes dudas repetidas y documentación dispersa, podemos revisar qué preguntas merece la pena cubrir, qué fuentes son aprovechables y qué falta para preparar un piloto.