Tres versions del mateix procediment
Imagina una empresa distribuïdora. Una persona nova de magatzem vol saber on ha de registrar una incidència amb una entrega.
Troba un procediment en una carpeta compartida, una còpia antiga adjunta a un correu i una guia d’acollida amb instruccions diferents. Les tres fonts semblen creïbles. La persona que sap quina és la vigent està ocupada.
És un exemple fictici, però ajuda a veure què hem de preparar abans de connectar documentació a un assistent d’IA. Si les tres versions continuen disponibles sense distingir-ne la vigència, podem obtenir una resposta clara basada en la instrucció equivocada.
La preparació comença aquí: quines preguntes volem resoldre i quines fonts autoritzem per respondre-les?
Si encara estàs valorant l’encaix, tens una primera guia sobre quan té sentit crear un assistent intern amb IA. En aquest article anem un pas més enllà: com preparar una primera base de coneixement sense convertir-ho en un projecte interminable.
Comença per les preguntes que es repeteixen
Jo començaria recollint una desena de preguntes reals d’un equip. És una xifra orientativa per acotar la primera prova, no un mínim tècnic.
En l’exemple de magatzem podrien ser: on registrar una incidència, quina informació adjuntar i qui ha de revisar un cas excepcional.
Per a cada pregunta, demanaria a una persona que coneix el procés quina resposta considera correcta i en què es basa. Aquesta resposta ens servirà per seleccionar les fonts i, després, per provar l’assistent.
Aquest exercici també permet separar necessitats. “On trobo el procediment?” pot resoldre’s amb documentació. “Quin és l’estat d’aquesta comanda ara mateix?” necessita consultar dades operatives actualitzades. Si el pilot només inclou documents, aquest segon cas queda pendent d’una altra integració.
Començar així evita carregar carpetes senceres abans de saber si contenen allò que l’equip necessita.
Fes un inventari petit de les fonts que sí que utilitzaràs
Per a cada document seleccionat, convé deixar clares unes quantes dades. Es poden recollir en una taula senzilla.
Desplaça la taula horitzontalment per veure les dues columnes.
| Camp | Què hi hem d’aclarir |
|---|---|
| Font i ubicació | On viu l’original que s’ha de consultar. |
| Pregunta que resol | Quina pregunta concreta de l’equip ajuda a respondre. |
| Versió i vigència | Quina versió està aprovada i en quins casos aplica (p. ex., v4 aprovada per a recepcions al magatzem). |
| Responsable | Qui valida el contingut i resol contradiccions (p. ex., responsable de magatzem). |
| Accés | Quins perfils poden consultar aquesta informació. |
| Actualització | Com arribarà un canvi de la font a l’assistent. |
Si un document no té responsable o no sabem si continua vigent, jo el deixaria pendent de validació abans d’incorporar-lo.
Una proposta antiga, per exemple, pot explicar què es va acordar amb un client. Això no la converteix automàticament en el criteri comercial aplicable avui.
Resol les contradiccions entre les fonts
Tornem a les tres versions del procediment. La decisió sobre quina és correcta correspon al responsable del procés.
Un cop validada, podem habilitar la versió vigent i excloure les còpies obsoletes del conjunt consultable. Els documents antics es poden conservar a l’arxiu, identificats com a històrics, si l’empresa els necessita.
La data de modificació del fitxer, tota sola, no resol aquesta decisió. Una còpia antiga que algú ha tornat a desar pot tenir una data més recent que el procediment aprovat.
També podem descobrir que la resposta només la sap una persona. En aquest cas, ajuda recollir el criteri en una nota breu: en quines situacions aplica, un exemple habitual, una excepció i qui l’ha validat. Quan el cas encara requereix judici expert, la documentació ha de deixar clar a qui cal consultar.
No cal documentar-ho tot. Cal aclarir allò de què dependran les primeres respostes.
-
Tres versions
- v2
- v3
- v4
Arxiu · v2 / v3 Conservades i excloses de la consulta - Font vigent aprovada v4 Validada pel responsable del procés
- Resposta amb referència Procediment · v4
Comprova que el contingut es pot llegir amb prou context
Un document correcte per a una persona pot donar problemes quan el sistema n’extreu el contingut.
Pensa en una taula on una condició només apareix a la capçalera, un PDF escanejat amb text mal reconegut o una instrucció que diu “en aquest cas” i depèn del paràgraf anterior. Si es perd aquesta relació, la interpretació pot canviar.
Durant la preparació, cal comprovar que el sistema conserva prou context: títols, passos, condicions, unitats i referències. Els problemes de lectura s’han de corregir o deixar fora de la primera prova.
En molts assistents, una tècnica anomenada RAG permet cercar informació i aportar-la al model perquè elabori la resposta. La qualitat d’aquesta recuperació depèn, entre altres factors, de com s’ha preparat i dividit el contingut. Connectar els fitxers és només una part de la feina.
Defineix qui pot consultar cada font
Que l’assistent pugui accedir a una carpeta no vol dir que tots els usuaris hagin de poder consultar-ne el contingut.
Cal definir els perfils autoritzats i validar com s’apliquen aquests límits en la integració concreta. Una instrucció escrita al model no substitueix el control d’accés a les fonts.
Per a un primer pilot, es pot acotar un equip i un conjunt de fonts que tot aquell equip estigui autoritzat a consultar. Si això no és possible, la separació de permisos forma part de l’abast que s’ha de resoldre abans d’obrir l’accés.
Prova les respostes amb casos que ja coneixes
Les preguntes inicials ara serveixen com a base de prova. Qui valida ha de poder contrastar la resposta amb el procediment aprovat.
A més dels casos habituals, jo inclouria aquestes situacions:
Desplaça la taula horitzontalment per veure les dues columnes.
| Situació de prova | Què volem comprovar |
|---|---|
| La resposta és a la font vigent | L’assistent aplica les condicions correctes i permet contrastar la resposta. |
| La pregunta és ambigua | Demana el context necessari abans de donar una indicació. |
| La resposta no està documentada | Indica que falta base i orienta cap al responsable previst, si n’hi ha. |
| El perfil no té accés a la font | La informació restringida no es recupera ni apareix a la resposta. |
Una resposta amb una cita encara s’ha de revisar: el document pot estar desactualitzat o no justificar allò que s’ha respost. I superar uns quants casos no demostra que el sistema no s’equivocarà mai.
Quan hi ha un error, convé distingir-ne la causa. Pot faltar informació a la font, pot haver-se recuperat el fragment equivocat o pot haver-se interpretat malament una condició. Cada problema demana una correcció diferent.
Deixa preparada l’actualització
Abans d’ampliar el pilot, cal saber què passarà quan canviï un procediment.
Qui n’aprova la nova versió? Com es retira l’anterior del conjunt consultable? Quan es reflecteix el canvi a l’assistent? Qui comprova que les preguntes afectades continuen ben resoltes?
La freqüència de revisió dependrà de quant canviï la informació i de les conseqüències d’una resposta incorrecta. Les preguntes de prova es poden conservar per repetir aquesta comprovació després dels canvis.
En l’exemple inicial, el primer resultat útil seria ben concret: la persona nova troba la instrucció vigent, entén on registrar la incidència i sap a qui acudir si el seu cas no hi encaixa.
Pots començar amb aquest abast. Un equip, unes preguntes recurrents i les fonts necessàries per respondre-les.
Per on començaria a la teva empresa?
Si tens dubtes repetits i documentació dispersa, podem revisar quines preguntes val la pena cobrir, quines fonts són aprofitables i què falta per preparar un pilot.